استاندارد شماره ۱: سازماندهی هوشمندانه فایلها

کلید دسترسی سریع و جلوگیری از گم شدن اطلاعات

قانون طلایی نامگذاری:

• از نام‌های گویا، تاریخ‌دار و نسخه‌بندی شده استفاده کنید
• مثال صحیح: پروژه-نهایی-فروش-1403-نسخه2.1.pdf
• مثال نادرست: سند-جدید-فاینال!!.pdf

ساختار درختی پوشه‌ها:

پروژه‌ها
├─ 1403
│  ├─ مالی
│  ├─ قراردادها
│  └─ گزارش‌ها
└─ 1402

✨ نکته ویژه:

از قاعده “هر فایل فقط در یک محل” پیروی کنید و از میانبر (Shortcut) استفاده نمایید تا از ایجاد نسخه‌های تکراری جلوگیری شود.

استاندارد شماره ۲: امنیت و پشتیبان‌گیری

حفاظت از داده‌ها در برابر حوادث غیرمترقبه

قانون ۳-۲-۱ طلایی:

• ۳ نسخه از داده (اصلی + ۲ کپی)
• ۲ نوع رسانه مختلف (مثلاً هارد اکسترنال + فضای ابری)
• ۱ نسخه خارج از سایت (مثلاً در محل دیگر یا سرویس ابری)

تقویم پشتیبان‌گیری:

♻️ استاندارد شماره ۳: نگهداری و به‌روزرسانی

جلوگیری از کهنه شدن اطلاعات و انباشت داده‌های زائد

سیاست حذف خودکار:

• فایل‌های موقت: پس از ۳۰ روز
• پیش‌نویس‌ها: پس از ۶ ماه
• نسخه‌های قدیمی: پس از ۲ سال

فرمت‌های استاندارد:

⚡ چک‌لیست فصلی:

1. بررسی سلامت فایل‌ها 
2. تبدیل فرمت‌های قدیمی به استانداردهای جدید
3. به‌روزرسانی متادیتا و برچسب‌ها